当前位置: 首页 > 文档 > 书信函 > 公司文件管理制度规定

公司文件管理制度规定

2016-02-18 09:26:29 书信函 来源:http://www.innovatus.com.cn 浏览:

导读: 公司文件管理制度规定篇一《公司文件管理制度》 ...

公司文件管理制度规定篇一
《公司文件管理制度》

公司文件管理制度

1. 总则

为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。

2. 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。

3. 收文的管理

3.1 公文的签收

3.1.1 凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

3.1.2 对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。

3.2 公文的编号保管

3.2.1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。

3.2.2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。

3.3 公文的阅批与分转

3.3.1 凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。

3.3.2 一般函、电、单据等,分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉

及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。

3.3.3 为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

3.4 文件的传阅与催办

3.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

3.4.2 阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.4.3 阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。

3.4.4 文件阅完后,应送交办公室机要秘书,切忌横传。

3.4.5 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

3.4.6 按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室机要室通知到机要室阅文。

信封

文件 文号 编号 批 示 签 名

4. 发文的管理

4.1 发文的规定

4.1.1 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

4.1.2 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请,并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文,则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。

4.1.3 对全公司影响较大,涉及两个以上公司领导分管范围的文件,须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

4.2 发文的范围

4.2.1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

4.2.2 公司下发文件主要用于:

① 公布公司规章制度;

② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件;

③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项;

④ 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

⑤ 发布有关奖惩决定和通报;

⑥ 其他有关公司的重大事项。

4.2.3 公司上行文、外发文主要用于:

① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

② 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

4.2.4 在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管公司领导批准后,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。

4.2.5 凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

4.2.6 各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。

5.文件的立卷与归档

5.1 文件的归档范围

5.1.1 凡下列文件统一分别由两办负责归档:

① 上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;

② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;

③ 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;

④ 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

⑤ 有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;

⑥ 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材

料等;

⑦ 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;

⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;

⑨ 公司日志和大事记;

⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

5.1.2 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

5.2 立卷要求

5.2.1 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。

5.2.2 立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

5.2.3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。

5.2.4 上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

6. 文件的销毁

6.1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司机要室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

6.2 经审核同意销毁的文件,应派专车分别由公司机要秘书和正(副)主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

公司文件管理制度规定篇二
《公司文件管理规定》

公文管理制度(试行)

为了规范公司公文处理程序,保证公文高效、安全、流畅运行,特制定本条例,本条例适用于公司所属各部门。公司办公室是公司公文和外来公文的归口管理部门,负责收、发文处理和文档管理工作。

第一条 公文的种类

一、决定、决议类

1、对重要事项或重大活动作出安排,用“决定”。

2、对会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。

二、通知、通报类

1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项,用“通知”。

2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况,用“通报”。

三、报告、请示类

凡上行文均使用呈批呈阅件。其中,向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”;向上级主管和部门请求批示、批准,用“请示”。

四、公函类

对外商洽工作、询问和答复,用“函”。

五、会议纪要

记录和传达会议议定事项和主要精神,以便在一定范围内贯彻与执行,用“会议纪要”。

第二条 公文的格式

一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。

一、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并应标明发文机关和公文种类。如:公司××部关于××××的通知。

二、发文字号。

(一)发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。

(二)公司级文件。

1、使用“上发”字的,仅限于由总经理起草和公司办公会确定的文件。

2、使用“上(*)发”字的,特指由某一部门主办的、涉及公司全局的或需要多个部门配合的文件可以以公司名义下发,但须由部门经理对文件内容进行审核后在“审签人”处签字确认。

3、使用“上(*)发”字的,若为几个部门联合发文,则只标明主办部门发

文字号,并由主办部门经理对内容进行审核后在“审签人”出签字。如财务部和服务部联合发文,主办单位为服务部的公司级文件发文字号为:

(三)部门文件不使用公司字号,直接由部门字号、年号、顺序号组成。部门文件主要用于部门内部管理事务,以下情况不得以部门文件下发:涉及规章制度类文件;涉及公司财务制度或财务规定的制定、修改的文件,需见股份公司批文,并以公司级文件形式由总经理本人直接签发;涉及奖惩的文件;涉及其他部门的文件。

三、主题词是公文标题的简缩词,用于电脑文件的检索。如《关于春节放假的通知》主题词简写为“春节 放假 通知”。

四、公文一律加盖印章,并应注明签发人。

五、加盖印章的页面如无正文时,应在页面左上方括符说明(此页无正文)。

六、公文应注明发送范围和印数。上行文用“报送、并报、抄报”字样,下行文用“发送”;平行文用“主送、抄送”字样。轮流传看一份文件,应注明“传阅”字样。上行文一般只标识一个报送领导,如需同时报送几个上级机关或领导,可以用并报、抄报形式。有时为了使领导之间、部门之间相互了解各自对某一文件的看法、意见、态度可采用传阅方式。

七、密级公文应分别标明“秘密”字样,是否属于秘密应由发文主管单位领导根据文件内容确定。

八、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。

九、文件页面标准格式(附件1-1、1-2、1-3)。

第三条 行文规则

一、公司各部门之间未对有关问题协商一致时,一律不得各自向下行文。

二、公司各部门可以联合行文。

三、公司所属各部门不得越级请示。

四、请示的公文一般应一文一事。

第四条 部门申请“上(*)发”公文办理程序

第五条 起草公文要求。

一、起草必须使用办公室统一的文件格式。

二、公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批,办公室下发。涉及某一方面工作的部门文件由主管领导签发。如涉及其他部门,以公司级文件下发。

三、凡以“上(*)发”字号发出的公文,必须报办公室审核。审核的重点:是否需要行文,公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。各部门发出的公文由部门经理审核,报办公室备案存档。

四、公文用印应填写用印登记,经相关领导签批后,办公室方可办理。部门自行用印,应建立登记制度,办公室将随时不定期进行检查。

五、传递秘密公文时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。

第六条 收文处理程序。

一、公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定,并随时抽查各部门执行情况(收文登记、文件编号、传阅追踪记录等)。

二、对需要催办的文件,要建立严格的登记制度。承办部门必须在规定的时间内将承办处理情况,填妥收文处理笺向发文部门复命。

三、公文办理完毕,主办部门应将公文处理情况和结果书面向主管领导回复。

四、各部门凡需由总经理以上领导签批的公文,一律由办公室呈报,其处理程序见“第六条 收文处理程序”。

第七条 公文立卷、销毁。

一、与公司经营活动有关的上级机关来文,重要会议文件资料,经济活动中的合同、协议、公司文件、部门文件等一切重要文件均应归档。

二、公司各相关单位应在当年三月三十日前,将上年度应当立卷归档的材料收集整理后,向办公室集中移交。

三、办公室收到各单位交来的归档文件、资料后,采取年度—组织机构—档案内容的分类编目方法,进行整理立卷。

四、没有存档价值和存查必要的公文,应由办公室列出清单,征求业务部门意见后,经办公室主任批准即可销毁。对于批准销毁的文件,要指定专人(两人以上)监销,监销人应在销毁文件清册上签名。

附件1-1:公司级文件格式

秘密等级

紧急程度

########有限公司文件

上发[年份]××号 签发人:×××

[标题字号:小初号黑体字,红色。。发文字号:4号仿宋-GB2312字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识:年份应标全称,序号不编虚位(即1不编为001)不加“第”字。如果是某部门主办的公司级文件,在上和发之间加入带括号的部门简称。]

[空一行]

关于××××××的决定

[公文标题:用3号仿宋-GB2312体加深,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。标题中除引号“ ”和书名号《 》外,一般不使用其它标点符号。]

[空一行]

××××××、×××××:

[主送机关:标题下空一行,左侧顶格用4号仿宋-GB2312体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。]

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 (空一行)

附件:1.

2. (空一行)

××××年××月××日

[时间:领导签发日期,用大写数字将年、月、日标全] (加盖公章)

[公文正文:为小4号仿宋-GB2312字体,每自然段左空2字,回行顶格,数字、年份不能回行。结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”。]

[页码:阿拉伯数字1、2、3,居中。]

[公文如有附件,在正文下空一行,左空2个字符,用小4号防宋字体标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识要一致。 如无附件,在正文下空一行,标注日期,加盖公章。公章必须加盖在正文页上。距最后一行正文不超过2mm-4mm,用印必须清晰、端正。]

(此外,页面边距为上下各1.5cm,左右各2.5cm)

主题词[小4号黑体字]:×× ×× ××[小4号仿宋体字,词目之间空1字] 发 送:×××、××× [小4号仿宋-GB2312字,词目间顿号] ########有限公司 ××××年××月××日印发

[小4号仿宋-GB2312字制文时间,数字小写]

公司文件管理制度规定篇三
《关于公司文件管理规定》

档案管理制度

一、 总则

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向集团行政人事部提交备份,从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作,并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作,配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)

5、政府、项目批文、合同;

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);

7、工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;

8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划;

9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);

10、公司有效证照、证件、印章;

11、具有法律效力及保存价值的文件;

12、公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;

14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料;

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、立卷归档要求

1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管;各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向集团行政人事部提交备份。

2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时,要严格履行移交手续,按文件材料分类造册,随移交备份档案提供两联清单,注明移交人,待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

4、归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:

(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(2)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开;文电应全在一立卷。

(3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

(5)按各类档案资料的保密级别、保存期限,案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。

(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

四、 档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上。

2、确定集团档案保管期限的原则

(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。

(2)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。

(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。

五、档案保密级别

1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议, 行政人事部经理核定密级。

2、有密级档案只许在档案室翻阅,不许带离本室;有密级档案复制时,需经办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。

3、有密级档案只限归档人使用,其他人员使用需经办公室主任(集团行政人事部经理)及副总以上级领导批准。

4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。

六、档案的借阅

1、各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准,然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿,方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。

4、借阅档案的人员,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。

5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。

6、借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管,不得遗失。

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。

七、电脑档案的管理

1、 所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料,在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹,使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

2、各分子公司办公室主任(集团行政人事部经理)即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记;各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

八、档案的鉴定与销毁

1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定,并经集团总裁批准后,方可销毁。

4、销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。

九、罚则

1、集团各分子公司凡违反本制度,无故延期或不交应归档的备份文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外,各罚款100元~500元,并予以集团内通报批评。

2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项,泄露公司档案秘密的,涂改、拆散或未经办公室主任(集团行政部经理)批准转借、复印或携带档案外出的,视具体情况,对其部门领导和当事人各罚款500元~1000元,并予以通报批评;如造成恶劣后果者,视情况严重程度追究其法律责任。

3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项,不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查。

4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项,遗失档案的,应立即报告,如因遗失档案,泄露公司商业秘密,造成恶劣后果者,视情况严重程度追究其相关责任。

5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密,应根据情节轻重,给予纪律处分及相应罚款,直至依法追究法律责任。

6、集团所有员工凡违反本制度第七条,不按规定存放电脑档案,不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

十、附则

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集团行政人事部负责解释。

3、各子公司应根据本制度,结合本单位的实际情况,制定具体实施细则。

4、以往的相关规定与本办法不一致的,以本制度为准。

十一、附件:集团各分子公司各部门存档及备案范围

关于管理部文件管理规定

本制度适用于公司收、发文件,公司文件的保存、销毁,以及公司文件的保密管理。

1、本制度中所指的文件包括公司内部文件,上级主管部门下发的文件,业务往来产生的文件资料。

2、责任部门及领导

公司文件管理工作由公司办公室统一归口管理,受公司总经理领导。

3、管理职能

文件管理必须做到迅速、准确、保密,充分发挥指导工作、交流经验、上通下达的作用。

4、接收文件管理

4.1凡外来行政公文、重要电文、刊物、传真等文件,除要求公司领导亲启外,一律由公司办公室签收。

4.2接到联系公务的电话,一律详细记录电话内容,

4.3文件传阅速度,从送出至收回,一般掌握在24小时以内,至多不得超过两天,如超过上述时间,从第三天起公司办公室有权催办,防止文件积压在个人手中,贻误全盘工作。

4.4为保证工作落实,遇有任务紧急、时间性强的文件,可越级传阅,即先送与落实文件指定任务的领导和部门然后送其他领导传阅。

4.5收文处理程序

4.5.1分类登记

文件收到后,由公司办公室首先按既定要求进行分类并登记,分类要求为:中共中央及各部门、国务院各部委、省委各部门、省政府各部门、市委各部门、市政府各部门、市医药局、行业协会、兄弟单位、其他单位或部门、业务性传真、信函等。登记后附上公司专用文件处理标签,完整填写有关内容(内容要求见专用标签),交由公司办公室经理批转。

4.5.2批转

由公司办公室经理根据文件内容确定公司对口主管领导或总经理,签写批转意见后返回办公室。

4.5.3呈送主管领导

由办公室根据经理批示,将文件送交总经理或主管副总经理批示。

4.5.4批示

由公司主管领导根据文件内容确定处理意见,并在文件处理签上明确表示后,返回办公室。

4.5.5登记批示内容

由办公室将主管领导批示内容进行详细、完整登记后,交承办部门。

4.5.6文件分类处理

由办公室根据领导批示将文件分为三类:重要文件、一般文件、传阅文件,然后进行相应文件处理程序。

4.5.6.1重要文件处理程序

重要文件进入催办、督办程序,该程序按《催办、督办及结果报告制

度》执行。

4.5.6.2一般文件处理程序

4.5.6.2.1执行

由办公室根据经理批示,将文件送达有关承办部门,承办部门按文件内容及主管领导批示组织人员执行文件,在要求时限内做出执行结果返回办公室,并由办公室交总经理或主管副总经理。

4.5.6.2.2审查

由办公室经理对文件执行结果进行审查,审查内容为是否达到文件要求及主管领导批示要求。

4.5.6.2.3存档

由公司办公室将文件及执行结果按档案管理要求存档。档案管理要求见《档案管理制度》。

4.5.6.3传阅文件处理程序

4.5.6.3.1送达传阅

由办公室将文件交由相应部门传阅,传阅结束后文件返还办公室。

4.5.6.3.2存档

由公司办公室将文件及传阅结果按档案管理要求存档。档案管理要求见《档案管理制度》。

4.5.7收文处理的要求

4.5.7.1 承办部门或人员要依据领导指示和文件内容、性质,抓紧处理。

4.5.7.2 重要电文、传真、急件必须当日阅办,阅办完毕后退公司办公室存档,业务性便函由承办部门存查。

4.5.7.3 两个或两个以上部门阅办的文件,要确定主办部门,主办部门接文后应主动与会办部门协商,在限期内拟办处理,如主、会办部门意见不一致时,应报告有关领导指示处理,不得拖延。

4.5.7.4 带附件的公文办完后,附件应同原件一起退公司办公室存档,因工作需要附件时,应在“文件处理签”上注明附件暂存某部门。

4.5.7.5 阅办后的公文,承办人应在“文件处理签”上签署承办情况,限期上报的文件,应注明已于某年某月某日报出,然后退公司办公室存档。

公司文件管理制度规定篇四
《公司内部文件管理制度》

公司内部文件管理规定

1.目的

为了更好的规范公司各类文件的发放与存档管理,树立公司正规严谨的良好形象。

2.适用范围

公司及公司各部门、各门店对内发文。

3.标准

结合公司实际要求,在遵循文件格式及标准的前提下,对其

格式及标准进行了灵活运用。

4.内容

4.1公司常用文件

4.2规格:统一使用A4纸张,上下边距2.54㎝,左右边距3.17㎝。

4.3公司各部门代码:

总经办:ZJB;

人事行政部:RZ;

运营部:YY;

商品部:SP;

市场部:SC;

财务部:CW;

4.4保密等级:公司文件管理分A、B、C、D、E五个保密等级

A级:机密文件,限总经理、董事会等以上成员知悉;

B级:高级文件,限部门经理以上管理成员知悉;

C级:中级文件,限相关部门内部成员及经理以上管理成员知悉; D级:普通文件,限公司内部所有成员知悉;

E级:一般文件,限公司内部及门店所有成员知悉。

5.文件的拟稿、审批、发放与签收

5.1拟稿

5.1.1各部门文件的草拟由各部门负责起草,起草应做到符合国家法律法规及公

司相关管理制度,部门负责人负责文件审核。

5.1.2正文要情况清楚、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲,

字词规范、标点正确、篇幅力求简短。

5.2审批

5.2.1公司级所有发文、制度由公司总经理审批后,方可用印并流转;

5.2.2如未经审批进行发文或发文中存在明显错误,造成不良后果的将追究相关

负责人责任。

5.2.3考虑到公司实际情况,公司对内紧急公文先以总经理确认后的电子版上传

到共享并以电话通知方式先行操作,后补发纸质版并签收。

5.2.4公司职能部门对部门的通知等不需上升至公司级文件的无需以此文件要

求执行。

5.3发放与签收

5.3.1公司文件发放/流转/存档均由人事部负责

5.3.2公司的文件均由各部门负责人在原稿上签收,同时部门负责人好做部门

内其他员工的文件流转工作。

6.生效日期

6.1本管理制度自2013年4月8日起实施。

6.2本制度最终解释权归人事部负责

公司文件管理制度规定篇五
《公司文件管理制度》

天为公司文件管理制度

文件所属部门:总经办

文件相关部门:所有部门

一、目的(备注:采用四号楷体-GB2312加粗----文件备注内容采用五号字体)

为对与公司经营管理行为有关的文件及资料进行控制,确保所有使用的文件具有统一性和有效性。

二、适用范围(备注:之间空一行)

凡本公司之各种规定、程序、办法、标准及其一切相关事项与赖以执行的法律法规等外来文件。

三、定义:

1、公司级文件:公司所有部门及个人都必须遵守的文件或制度

2、部门级文件:多部门需要遵守的文件或制度

3、部门内文件:在一个部门内执行的制度、标准

4、名词定义:

4.1、制度:指要求公司成员共同遵守的,按一定程序办事的规

程性文件;

4.2、办法:指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖

惩性的文件;

4.3、标准:指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的

文件; 4.4、通知:是批转下级、转发上级、传达事项、发布制度、任

免人员时使用的文件;

4.5、通报:是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的文

件,是一种有较强的教育作用和指导作用的周知性下行文;

4.6、报告:是向上级领导汇报工作、反映情况,答复上级领导

询问的文件;

4.7、请示:是向上级领导请求指示、批准的文件;

4.8、批复:是指导性的下行文,是上级领导答复下属请示事项

的公文;

4.9、函:是不相隶属的单位之间相互商洽工作、提出和答复问

题、请求批准和答复审批事项的文件;

4.10、流程:是一组输入通过特定行动准则达到特定输出的过

程;

4.11、会议纪要:是记载、传达会议情况和议定事项的文件;

4.12、计划:是部门单位或个人对未来一定时期内要做的工作

或要完成的某项任务,提出某些设想,作出具体安排;

4.13、总结:是国家机关、社会团体、企事业单位和个人对过

去一段工作的回顾和分析评价,判明得失利弊,提高理性

认识,用以指导今后工作的书面材料。

4.14、方案:指部门或个人出台的项目性工作计划

4.15、手册:指作为指导员工开展工作的程序、方法的综合性

文件

四、职责

1、总经办负责本文件的执行、监督、修改工作

2、各部门负责本部门相关文件的起草、执行、监督及修改工作

五、文件管理程序

1、文件编号:

第几号文件

编制年份

部门编号

公司名

2、文件起草及审批:

2.1文件起草:公司或部门认为有必要进行标准化的管理行为。 公司级文件:总经办起草

部门及文件:牵头部门起草

部门内文件:部门自己起草

2.2文件审核:

公司级文件:相关分管领导审核

部门级文件:相关部门会签审核

部门内文件:部门分工负责人审核

2.3文件批准:

公司级文件:总经理批准

部门级文件:分管副总批准,若涉及到两个副总由总经理批

部门内文件:分管副总批准

2.4文件的修订与废止:

公司级文件:总经理批准

部门级文件:分管副总批准,若涉及到两个副总由总经理批

部门内文件:分管副总批准

3、文件内容规定:

3.1标题:在眉首横线下空两格,用2号宋体字加粗;标题一般

由“发文单位+介词(可省略)+事由+文种”组成。

例:采购部(发文单位)关于(介词)提升采购订货准确性(事由)的管理办法(文种)

3.2文件所属部门:在标题下一行顶格用3号宋体字标识;主送

单位后面标注全角冒号。

例:

文件所属部门:总经办

3.3文件相关部门:是指除所属部门以外需要执行或知晓文件内

容或协助办理的

例:

文件相关部门:营运部、财务部

3.4正文:在文件相关部门下一行,每段空两格写起,正文一般

由开头、主体、结尾三部分组成。

3.5附件:附件是附在正文后的有关材料,包括随文转发报送的

文件,颁发的规章制度及文件中的报表、数字统计、人员名

单等。有附件的文件,应在正文下空一行左空2字用3号宋

体字标识,后标全角冒号。附件如有序号使用阿拉伯数字。

例:

附件:

1、《采购计划表》

2、《采购定价表》

3.6文件用纸一般采用国际标准的A4型纸。

4、收文的管理

4.1文件的签收

1)所有外来文件的签收(除领导亲启的外)均由总经办人员登记签收、拆封。在签收和拆封时,文书人员需注意检查封口,对开口和邮票撕毁的函件应查明原因。

2)所有正式文件都要进行分类编号整理,对于重要文件要做好保密工作。

4.2文件的编号保管

1)公司级文件及部门级文件由总经办统一进行编号

2)部门内文件由各部门自行按《文件管理制度》规定进行编

号,总经办监督

4.3文件的批阅与分转

1)凡正式文件需由总经办人员根据文件内容和性质阅签后,由文书人员分送领导或承办部门阅办,重要文件或急件应立刻承送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。

2)一般性质的函、电,可由总经办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件,应同各部门联系后再分转处理。

3)为加速文件运转,文书人员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门,如关系到两个以上的部门,应按批示次序传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

4.4文件的传阅与催办

1)传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场合,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容;有密级的文件必须在总经办现场翻阅。

2)阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交给文书人员,如有领导“批示”、”“拟办意见”的文件有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3)阅文时不得抄录全文,不得随意取走文件内任何文件及附件,如确需工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。

4)文件阅完后应及时归还相关部门,切忌横传。

5、发文的管理

5.1发文的程序

1)如果各部门需要发文,应事先向相关领导提出申请。

2)草拟文稿时必须从本单位角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

3)部门应根据有关规定对文稿进行修改;所有发文必须符合 《天为公司文件管理制度》,采用公司标准文件格式。

4)经部门审查修改后的文稿,送分管领导核对(对文稿内容质量负责)。

5)对修改较多的文稿,应由拟稿部门重新整理。

6)需经会签的文稿,应及时送会签部门会签。

7)文稿会签后应承送领导审批签发。

8)经领导批准签发后的文稿交由办总经办人员编号打印。

6、文件会签

6.1起草下列文件时进行会签

1)涉及全局性工作,需要相关部门协助的;

2)项目审批涉及多部门协同的;

3)主要领导及分领导认为有必要会签的;

4)其他需要会签的文件;

6.2会签审核的内容

1)文件是否必要可行;

2)文件是否符合企业相关制度、规定等;

3)文件是否符合程序和权限;

4)文件是否规范科学、准确恰当;

5)文件会签不允许不签批任何意见,且意见要鲜明。

公司文件管理制度规定篇六
《公司文件管理规定》

公司文件管理规定

1. 目的和作用

公司的文件资料是公司的重要财富,加强对文件的管理,使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用,保障和促进宫缩各项经营活动的顺利进行,是公司管理层的重要工作。为实现文件管理的程序化、规范化,使文件的管理既高效又安全,特制定本规定。

2. 管理职责

公司的文件管理统一由总经办归口负责。应加强队本部门秘书工作人员的业务培训,抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节的管理程序。并对各职能部门的文件管理工作进行指导和工作检查。

3. 文件立卷归档管理

秘书部门对公司文件的立卷归档,应按照以下程序做好工作:

3.1 收集立卷文书材料。

应坚持平时随时收集文件进行归档,以保证文件材料的完整,对于办理完毕

的文件材料应及时收回,对于会议文件要及时整理,对于本企业的对外发文要保留好底稿和正本。

3.2 做好立卷类目的分类。

按照不同文件的性质分成若干类别,如党政文书类、人事管理类、生产管理

类、经济财务类、对外业务类等,以便于文件的管理和保管。

3.3 拟定卷内文件保存价值。

按照统一的原则标准,将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。

3.4 科学、合理地排列卷内文件。

应按照一定的规律排卷内文件,使文件保持条理性,一般要求是:

3.4.1 重要文件在前,次要文件在后。

3.4.2 政策性文件在前,业务性文件在后。

3.4.3 综合性文件在前,专题性文件在后。

3.4.4 正文在前,附件在后。

3.4.5 结论性文件在前,调研性文件在后。

3.5 文件装订成案卷。

定卷时,在完成对卷内文件系统排列后,应编号,填写卷内目录和卷本备考表,然后填好案卷的封皮及案卷的目录,最后按规定的方式进行装订。

3.6 文件移交归档。

文件完成立卷工作,就可在规定的时间移交档案室,一般都在年终时进行。移交档案时要有移交目录,双方清点后,应签字确认。

4.文件的存放管理

文件的存放指日常文件的保管,主要由文秘人员负责,应做好以下方面工作:

4.1 加强文件安全性的管理。

4.1.1 文件应当有一个安全的存放之处,如专门的文件室与文件柜。

4.1.2 文件应当有专人负责保管,文件存取及文件室、文件柜的锁匙保管均只得由专管人员掌握。

4.1.3 应对专管人员提出责任要求,主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防

损等方面的工作。

4.1.4 主管人员应经常对专管员进行文件安全督察。

4.2 做好存放文件的分类工作。

4.2.1 按文件的办理情况,可分为待办件、办结件分别存放;不需办理的,作为阅知

性文件存放。也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。

4.2.2 对分好类的文件按收文顺序排列,并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录,以利查找。

4.2.3 本单位发文的存档件和余存文件应分别存放,文件发出后,要将文件底稿同正

式文件放入待存档文件盒内,余存件放入余存文件袋,并在封面标上文号、余

存份数,袋内还应附有余存文件登记表,使用余存文件时需在登记表上登记,

收回时在表上注销。

4.3 做好文件的清退工作。

4.3.1 对于规定应办理清退的文件,秘书部门应制发清退文件通知单,并对应清退的

文件加盖清退签章。

4.3.2 清退的文件按时间要求可分为以下两种:

a. 随时清退的文件。包括传阅件、会签和送审件、承办件以及有重大错误需清

退的文件等。这类文件要求阅后尽快清退,否则会贻误工作。

b. 定期清退的文件。这类文件大多是上级机关下发的文件,清退时间一般半年

清退一次,也可年终一次性清退。

4.3.3 对清退文件工作的要求一是要及时,即在要求的时限内完成清退工作;二是要完

整,清退的文件不能有丢失和缺损。

4.4 做好文件的销毁工作。

4.4.1 公司每年的年底应对以下需销毁的文件进行清缴和销毁工作:

a. 上级下发的不需要归档立卷的文件。

b. 本机关制发的归档立卷后的余份。

c. 下级抄报的无存档价值的文件、材料。

d. 无归档立卷价值的内部刊物、资料。

e. 上级机关指定需销毁的文件。

4.4.2 对需销毁的文件,在清点时一般需在收发文记录薄上加盖“销毁”印签,并江清

缴出的销毁文件统一填写在销文登记表上。

4.4.3 在销毁文件前应将销毁文登记表上报公司领导审核签批,由上级领导作最后的

鉴别,确认文件没有存档价值后方可将文件销毁。

4..4.4 秘书人员销毁文件时应有上级指派的监销人在场,文件销毁后,监销人也在销文登记表上签字。

5. 阅文管理

根据文件的不同情况,阅文管理包括传阅管理、借阅管理和阅文室管理几个方面。

5.1 文件的传阅管理。

5.1.1 总经办主任应指定专门负责传阅文件的文秘人员(可兼职),负责对文件的传

阅进行跟踪管理,准确掌握文件流向。

5.1.2 对传阅文件实行登记制度,传阅人收到文件时,应在登记簿上填写签收,阅

完后把文件退回并注明。

5.1.3 阅文者不得将文件在同级之间横向传递,阅完后应退还文秘人员,由文秘人

员交给下一个传阅人。

5.1.4 为了防止文件在传阅过程中积压,从而延误办理,文书部门应当及时催阅,以

提高文件办理的效率。

5.2 文件的借阅管理。

5.2.1 总经办负责制定文件借阅的有关制度,包括审批、登记、催退等方面具体要求,

文秘人员,又文秘人员在文件借阅管理中应严格照章办事,确保文件借出后是

有利于企业而不是危害企业的。

5.2.2 借阅文件者应对文件负责,遵守以下纪律:

a. 保护文件不得丢失。

b. 借阅的文件不得翻阅,不得转借他人。

c. 做好保密工作,不得转借他人。

d. 爱护文件、注意清洁,不要弄脏。

e. 在规定的时间内,阅后退还。

5.2.3 本企业的工作人员借阅业务性的非机密文件,可以不经领导的审批,由秘书人

员掌握。但如借阅机密文件,尤其是在阅读范围之外的,必须经公司领导批准。

5.2.4 为单位人员借阅文件时,须持有介绍信,经总经理的特批方能办理借阅。

3.2.5 绝密文件只有董事长、总经理可以借阅,其他人员(指阅读范围内的人员)只

能指定地点或阅文室内阅读。

5.3 阅文室的管理。

5.3.1 对于存放份数较少、机密程度高和不便传阅、借阅的文件、资料和刊物,应在

总经办专设的阅文室阅读,这样既能加强文件的保密管理,也有利于文件的利

用。

5.3.2 在阅文室内的文件要分级别存放,以便于阅文室人员按规定的阅读范围提供文件和资料。

5.3.3 阅文室的一些固定阅文者,由总经办发给“阅文证”,可以凭证进入阅文室。

其他人必须经领导审批,并且必须在阅文室负责人陪同下领取所需文件阅读,

不能随意翻看其他文件。

6.文件的复印管理

文件的复印主要是因为原发的文件在数量上不能满足阅读的需要。但是如不加强控制管理,就会出现文件翻印混乱造成机密的泄露。公司对复印文件的管理主要是以下方面的控制:

6.1 公司文件的复印由总经办统一负责组织进行,各部门应将需复印的文件资料送到总

经办,并应填写复印登记表,然后才能复印。

6.2 各部门主管和公司领导负责对分管范围的复印文件资料的内容、印张进行审查把关。

6.3 一搬文件资料的复印,经部门主管签字同意,即可交总经办复印。

6.4 机密文件资料的复印,须经公司分管的副总经理签字批准。

6.5 绝密文件资料的复印,必须经总经理签字批准。

6.6 需要公开发表的文件,同内部印发文件一样,也必须事前按以上条款的规定办理审批手续。

按照统一的原则标准,将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。

6.7 文件资料的翻印除了复印,其他如打印、传真等,均应按复印的管理规定和要求执行。

应按照一定的规律排卷内文件,使文件保持条理性,一般要求是:

7. 附件

附件一:公司文件资料利用管理程序图

附件二:公司文件目录表

附件三:文件传阅管理工作内容一览图

附件四:文件传阅单

附件五:文件借阅管理工作内容一览图

附件六: 文件借阅登记表

附件七:文件复印管理流程图

附件八:销文登记表

相关热词搜索:公司制度管理规定 小公司制度管理规定 公司规章制度管理规定

最新推荐书信函

更多
1、“公司文件管理制度规定”由中国招生考试网网友提供,版权所有,转载请注明出处。
2、欢迎参与中国招生考试网投稿,获积分奖励,兑换精美礼品。
3、"公司文件管理制度规定" 地址:http://www.innovatus.com.cn/wendang/shuxinhan/242543.html,复制分享给你身边的朋友!
4、文章来源互联网,如有侵权,请及时联系我们,我们将在24小时内处理!
平安普惠客服热线